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掲載日:2021年3月30日

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答申第68号 「秘書課の特定の副課長1名が引き受けた事務引継書」の不開示決定(平成17年12月13日)

答申第68号(諮問第77号)

答申

1 審査会の結論

埼玉県知事(以下「実施機関」という。)が平成16年2月12日付けで行った、秘書課の特定の副課長1名(以下「副課長」という。)が引き受けた事務引継書(以下「本件文書」という。)について、これを保有していないとして不開示とした決定(以下「本件処分」という。)は、妥当である。

2 審査請求及び審査の経緯

(1) 本件異議申立人(以下「申立人」という。)は、平成16年1月29日、埼玉県情報公開条例(以下「条例」という。)第7条の規定に基づき、実施機関に対し、本件文書の開示請求を行った。

(2) これに対して、実施機関は、平成16年2月12日付けで、条例第14条第2項の規定に基づき、本件文書については、保存年限を経過したことにより廃棄済みであり、現在、保有していないとして、本件処分を行い、申立人に通知した。

(3) 申立人は、平成16年3月29日付けの異議申立書により、実施機関に対し、本件処分の取消しを求める異議申立てを行った。

(4) 当審査会は、本件異議申立てについて、平成16年5月7日付けで実施機関から条例第22条の規定に基づく諮問を受けた。

(5) 当審査会の本件審査に際し、実施機関から平成17年5月12日付けの開示決定等理由説明書(以下「理由説明書」という。)の提出を受けた。

なお、申立人から理由説明書に対する反論書の提出を受けていない。

(6) 当審査会は、平成17年7月22日に、実施機関の職員から口頭による説明を聴取した。

なお、申立人は、当審査会に対する口頭による意見の陳述を申し立てていない。

3 申立人の主張の要旨

申立人の主張は、異議申立書の記載によると、おおむね次のとおりである。
本件文書について、実施機関が「保存期間を経過したことにより廃棄」したことは、関係諸法令の関係諸規定に照らして総合的に解釈するならば、違法・不当といえる。

4 実施機関の主張の要旨

本件異議申立てに対する実施機関の主張は、理由説明書の記載によると、おおむね次のとおりである。
文書等の保存期間は、埼玉県文書管理規則別表の基準により秘書課長が定めており、事務引継書の保存年限は3年となっている。
副課長が引き受けた事務引継書は、平成10年度の文書であり、保存年限を経過したことにより廃棄済みであるから、現在保有していない。

5 審査会の判断

(1) 本件文書について

本件文書は、埼玉県職員服務規程第23条第1項の規定により、職員が転任等を命ぜられた場合に、後任者等に担当事務を引き継ぐ際に、引継者及び引受者の連名で作成することとされている事務引継書である。
その内容としては、ア引継の書類及び帳簿、イ懸案事項(未決事項)、ウその他という形式で作成することとされている(同規程様式第18号)。
文書等の保存期間は、埼玉県文書管理規則(以下「文書管理規則」という。)第8条第1項の規定により、文書等の種別「第1種」の「11年以上」から「第6種」の「事務処理上必要な1年未満の期間」までが定められている。文書管理規則第8条第2項の規定により、当該文書等に係る事案を所掌する主務課の長(以下「主務課長」という。)が、文書管理規則別表に定める基準に基づき、文書等を文書管理規則第8条第1項の種別(「第1種」から「第6種」までのいずれか)に区分し、整理するものとされている。
そして、具体的な文書等の保存期間は、埼玉県文書管理規程(以下「文書管理規程」という。)第37条第1項の規定により、主務課長が作成するファイル基準表において個別に定められることとなる。
実施機関の説明によれば、上記のような規定に基づき、秘書課が管理する文書等の一つである本件文書については、主務課長である秘書課長が文書管理規則別表の「第4種文書等(保存期間が3年の文書等)」の「9 前各号に掲げるもののほか、3年間保存する必要があると認められる文書等」に該当すると区分整理し、主務課長である秘書課長が作成したファイル基準表において保存期間を3年と定めているものであるとのことである。

(2) 本件文書の不存在について

本件開示請求は、平成16年1月29日に実施機関において受理されているが、実施機関は、本件文書については、平成10年度に作成された文書等であることから、文書管理規則に基づき、平成14年3月31日の保存期間3年の満了に伴い廃棄され、既に保有していないと説明する。
本件文書については、文書管理規則に基づき、保存期間3年の満了に伴い廃棄されていたという実施機関の説明は、人事異動に伴う後任者がその担当事務を円滑に継続することができるようになった時にはその作成の趣旨が全うされるという本件文書の性質を勘案し、その期間を考慮してその保存期間が3年と定められていたことを考え合わせると、特段不自然であるとは認められない。
したがって、本件文書について、実施機関が、文書管理規則に基づき、平成14年3月31日の保存期間3年の満了に伴い廃棄したため、既に保有していないとしたことに違法・不当な点があるとはいえない。

(3) 本件処分の妥当性

以上のことから、本件文書につき、その保存期間の満了による廃棄に伴い、これを保有していないとして不開示とした決定については、実施機関において本件文書を保有しているとは認められないことから、妥当であると認められる。

よって、「1 審査会の結論」のとおり判断する。

(答申に関与した委員の氏名)
飯塚英明、礒野弥生、大橋豊彦

調査審議の経過

年月日

内容

平成16年5月7日

諮問の受理(諮問第77号)

平成17年5月12日

実施機関から開示決定等理由説明書を収受

平成17年7月22日

実施機関の職員からの口頭説明の聴取及び審議(第4回第一部会)

平成17年10月3日

審議(第5回第一部会)

平成17年11月17日

審議(第7回第一部会)

平成17年12月13日

答申

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郵便番号330-9301 埼玉県さいたま市浦和区高砂三丁目15番1号 埼玉県衛生会館1階

ファックス:048-830-4721

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