答申第64号 「頭髪に関する指導票（生徒別）について」の不開示決定（平成17年10月19日）

答申第64号（諮問第84号）

答申

1　審査会の結論

埼玉県教育委員会（以下「実施機関」という。）が、平成15年11月19日付けで行った「頭髪に関する指導票（生徒別）」（以下「本件文書」という。）の不開示決定は、妥当である。

2　異議申立て及び審査の経緯

（1） 本件異議申立人（以下「申立人」という。）は、平成15年11月6日付けで埼玉県情報公開条例（以下「条例」という。）第7条の規定に基づき、実施機関に対し、本件文書の開示請求を行った。

（2） 実施機関は、本件開示請求に係る公文書を本件文書と特定した上で、平成15年11月19日付けで不開示決定を行い、申立人に通知した。

（3） 申立人は、平成16年1月7日付けの異議申立書により、実施機関に対し、不開示決定を不服とし、開示を求める異議申立てを行った。

（4） 当審査会は、本件異議申立てについて、平成16年7月29日付けで実施機関から条例第22条の規定に基づく諮問を受けた。

（5） 当審査会の本件審査に際し、実施機関から平成17年6月13日付けで開示決定等理由説明書（以下「説明書」という。）の提出を受けた。

（6）当審査会は、平成17年6月23日付けで申立人に説明書を送付し、反論書の提出を求めた。

（7） 当審査会は、平成17年7月1日付けで申立人から反論書の提出を受けた。

（8） 当審査会は、平成17年8月9日に実施機関からの意見聴取を行った。

（9）当審査会は、平成17年9月20日付けで実施機関から補充説明書の提出を受けた。

3　申立人の主張の要旨

申立人が求める異議申立書による理由は、おおむね次のとおりである。
申立人は、頭髪に関する指導票（生徒別）の開示を求めているが、実施機関は、本件文書を作成していない理由で不開示決定をしている。しかし、本件文書を作成していないのであれば、何で確認しているのか。担任教諭は、ノートを見ながら話していたため、このノートが校則指導に作成しているノートであり、指導という処分の参考となる公文書と解釈される。

4　実施機関の主張の要旨

実施機関が、説明書及び審査会における意見陳述等で主張している内容は、おおむね次のとおりである。
申立人は、「頭髪に関する指導票（生徒別）」について公文書開示請求を行ったが、実施機関は、公文書開示請求に係る公文書を作成しておらず、公文書開示請求に係る公文書を保有していない場合も公文書不開示決定処分となるため、不開示決定を行った。
条例第2条第2項において、「公文書」とは、「実施機関の職員が職務上作成し、又は、取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。第18条において同じ。）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。一　新聞、雑誌、書籍、その他の不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの　二　埼玉県立文書館その他規則で定める機関において管理され、かつ、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として公にされ、又は公にすることが予定されているもの」と規定している。
「職務上作成し、又は取得した」とは、実施機関の職員が、法律、命令、条例、規則、規程、通達等により与えられた任務又は権限の範囲内において作成し、又は取得した場合をいう。「当該実施機関の職員が組織的に用いるもの」とは、作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく、組織として共用文書の実質を備えた状態、すなわち、当該実施機関の組織において業務上必要なものとして利用・保存されている状態のもの（組織共有文書）を意味する。したがって、(1)職員が自己の執行の便宜のために保有する正式文書と重複する当該文書の写し、(2)職員の個人的な検討段階にとどまる資料、下書き原稿、メモ等は、これに当たらない。また、組織として共用文書の実質を備えた状態とは、職員の個人的な検討段階を離れて、その内容が組織的に認知されている状態を指すものと解するものである。「当該実施機関が保有しているもの」とは、当該実施機関の定める文書管理規則等に基づいて、文書管理台帳等に登載されるなど一定の事務処理手続きを経て、保管又は保存されているものをいう。
実施機関は、本件文書について確認したところ、本件文書を作成していなかったため、文書不存在である旨を決定するとともに、担任教諭のノートについては、「当該実施機関の職員が組織的に用いるもの」には該当せず、職員の個人的なメモ等に該当するものであり公文書には該当しなかったため、不開示決定処分を行ったものである。

5　審査会の判断

（1）本件文書の争点について

申立人は、担任教諭が校則指導の際、ノートを見ながら話をしていたとして、このノートを公文書であると主張し、実施機関は、ノートが公文書に当たらないことから、本件文書を作成していないため不存在であると主張している。

（2）本件文書の不存在について

当審査会は、申立人の主張する担任教諭のノートの有無について実施機関に対し調査を指示したところ、実施機関から当該ノートの提出を受けたので、当該ノートの内容を見分した。その結果、当該ノートは、担任教諭の個人的な備忘録と認められ、組織として共用していると認めることはできず、公文書に当たらない、と判断した。よって、実施機関の主張のとおり、本件文書は作成していないため不存在であるとした判断は、認めることができる。

（3）条例第14条第2項該当性について

条例第14条第2項の趣旨によれば、「実施機関は、開示請求に係る公文書の全部を開示しないとき（前条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る公文書を保有していないときを含む。）は、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。」とある。
前記（2）のとおり、本件文書は不存在であり、保有していないのであるから、条例第14条第2項に該当するものとして、実施機関が不開示決定したことは、是認できる。

以上のことから、「1　審査会の結論」のとおり判断する。

（答申に関与した委員の氏名）
城口美恵子、田村泰俊、山口道昭

審議の経過

年月日	内容
平成16年7月29日	諮問を受ける（諮問第84号）
平成17年6月13日	実施機関より開示決定等理由説明書を受理
平成17年8月9日 （第三部会第1回審査会）	実施機関より意見聴取及び審議
平成17年9月26日 （第二部会第2回審査会）	審議
平成17年10月11日 （第二部会第3回審査会）	審議
平成17年10月19日	答申（答申第64号）