答申第107号 「公文書部分開示決定通知書の一部変更について（通知）」の部分開示決定等（平成19年2月21日）

答申第107号（諮問第114号）

答申

1 審査会の結論

(1)　埼玉県教育委員会（以下「実施機関」という。）が、平成15年9月9日付けで行った公文書部分開示決定通知書の一部変更のうち、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を不開示とする決定を取り消し、開示すべきである。

(2)　実施機関が、押印された付箋が付されていない起案文書を対象文書に特定して行った平成15年9月30日付けの公文書部分開示決定は妥当である。

2 異議申立て及び審議の経緯

(1)　異議申立人は、平成15年7月23日付けで埼玉県情報公開条例（以下「条例」という。）第7条の規定に基づき、実施機関に対し、埼玉県立浦和第一女子高等学校における以下の公文書の開示請求（以下「本件開示請求1」という。）を行った。

• ア　平成15年1月1日から平成15年7月23日までの間に埼玉県校長協会から配布（会議、郵送等含む）された資料を全て
• イ　平成15年1月1日から平成15年7月23日までの間に埼玉県高等学校Pta連合会から配布（会議、郵送等含む）された資料を全て
• ウ　平成15年1月1日から平成15年7月23日までの間の校長の出張に係る資料（開催通知書、会議等資料、出張命令簿、出張報告書、復命書、旅費請求・受領書等）全て
• エ　平成14年7月24日から本日（平成15年7月23日）までの校長会議（校長協会を含む）に係る資料全て

(2)　実施機関は、対象文書を特定し、平成15年8月21日付けで公文書部分開示決定（以下「部分開示決定1」という。）を行った。その後、当該決定について平成15年9月9日に「開示しない情報及びその理由」を追加する一部変更（以下「本件変更通知」という。）を「公文書部分開示決定通知書の一部変更について（通知）」（平成15年9月9日付け浦女高第2247号）により行った。

(3)　異議申立人は、平成15年9月16日付けで、「平成15年9月9日付け浦女高第2247号の起案文書及びこの起案を行うために検討した資料全て（教育局及び県政情報センター等とのやり取りメモ等を含む）。」他2件について公文書開示請求を行った。

(4)　実施機関は、対象文書として「公文書部分開示決定通知書の一部変更について（通知）」を特定し、平成15年9月30日付けで公文書部分開示決定（以下「部分開示決定2」という。）を行った。

(5)　異議申立人は、本件変更通知及び部分開示決定2について、埼玉県情報公開条例及び埼玉県教育局等文書管理規則第3条（文書等の管理の原則）に違反していることを理由に、平成15年11月17日付けで実施機関に異議申立て
(以下「本件異議申立て」という。）を行った。

(6)　当審査会は、本件異議申立てについて平成17年12月7日付けで実施機関から条例第22条の規定に基づく諮問を受けた。

(7)　当審査会は、本件審査に際し、実施機関から平成18年3月24日付けの開示決定等理由説明書（以下「理由説明書」という。）の提出を受け、また、平成18年9月7日に実施機関の意見を聴取した。

(8)　当審査会は、平成18年4月28日付けで異議申立人から反論書の提出を受け、また、平成18年8月1日に異議申立人の口頭意見陳述を聴取した。

3 異議申立人の主張の要旨

異議申立人の主張はおおむね次のとおりである。

(1)　本件変更通知について

本件変更通知は、条例第15条で定める開示決定等の期間を何ら考慮することなく、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を公開することを阻止するだけの条例違反を考慮しない開示決定後の措置である。
一度、条例に基づいて決定し、開示実施時に開示請求者の私の指摘を受けて、その後、開示範囲を変更することは、条例第10条違反の公文書隠しである。
条例第15条で「開示等の決定は15日以内」と規定されており、開示請求から49日経過した後に開示範囲を狭くする変更を行うことは条例違反である。
なお、当審査会で異議申立人に異議申立ての趣旨を確認したところ、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を開示すべきである、とのことであった。

(2)　部分開示決定2について

部分開示決定2について、平成15年10月20日に行われた開示の実施の際に、浦和第一女子高等学校の事務部長の説明では、当該起案文書の高校教育課の合議欄は、○○課長だけ押印しているように見せかけているが、実際の起案文書は『副課長』、『学事担当班長』、『学事担当』らは付箋上で押印してあった。
しかし、付箋を破棄して情報公開するようにとの指示が高校教育課（現・県立学校人事課）からあったため、このようになった、とのことであった。
しかし、平成15年6月1日から施行された埼玉県教育局等文書管理規程を各部署に周知するための平成15年5月26日付け教総第279号「埼玉県教育局等文書管理規程の一部を改正する訓令について」から、「副課長以下の者の押印は付箋で決裁する」とは理解できない。起案文書を付箋上で決裁する行為は、埼玉県教育局等文書管理規則第3条（文書等の管理の原則）の「常にその処理の経過を明らかにしておき、適正に管理しなければならない」との規定に違反した文書処理である。
付箋で決裁処理した当該起案文書は、条例第1条の「県の諸活動を県民に説明する責務が全うされるようにする」との規定に違反し、付箋上で多くの職員が関与して、多くの時間を要している業務実態を隠した公文書である。
条例第2条で「公文書とは、実施機関の職員が職務上作成し、」と規定しており、付箋上で決裁した職員は職務上の押印をしているのだから、実施機関の事務処理は、条例第2条に違反している。

4 実施機関の主張の要旨

実施機関の主張はおおむね次のとおりである。

(1)　本件変更通知について

平成15年9月9日付けの本件変更通知は、実施機関が行った平成15年8月21日付け部分開示決定1を一部訂正したものである。当該決定の平成15年6月5日付け教高第3055号「第2回理事会の開催について（通知）」に係る校
長の出張に係る資料において、対象文書の別紙「開示しない情報」に「県費外諸費の係る事務処理について（素案）」の記載漏れがあったので行った通知である。
異議申立人は条例第15条違反であると主張しているが、条例第15条の趣旨は、開示又は不開示の決定を行う原則的期間及び正当な理由がある場合の延長可能な期間等について定めたものであり、決定通知書の記載の誤りの訂正については、条例第15条の規定に反するものではない。

(2)　部分開示決定2について

平成15年5月26日付け教総第279号は、埼玉県教育局等文書管理規程の
一部を改正したものであり、副課長級以上の職員のみが押印するように、回議・合議書の様式のうち主幹級以下の職員の押印欄を削除する通知である。そのため、必要に応じて付箋に主幹級以下の職員が押印する処理方法を採っていたものである。
開示請求を受けた時点で、組織において業務上必要なものとして付箋が貼られて保管されているものについては、開示請求文書の一部と考えるが、本件においては、付箋が貼られて保管されているという事実はない。

5　審査会の判断

(1)　本件変更通知について

• ア　本件変更通知の内容について
  本件変更通知は、「開示しない情報」として「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を追加するものである。実施機関は、本件変更通知は部分開示決定1の記載の誤りを訂正するために行った通知である、と主張するので、その妥当性について検討する。部分開示決定1は、「開示する公文書の名称」の欄に、「1　校長協会会議資料（平成15年2月18日から平成15年7月8日）2　高等学校等校Pta連合会資料（平成15年2月7日から平成15年6月17日）3　校長の出張に係る資料（平成15年1月10日から平成15年7月22日）4　校長会議に係る資料（平成14年8月28日から平成15年7月8日）」と記載されているが、この記載は概括的に公文書の範囲を示す記載であると認められ、個々の公文書が特定されているとは言えないため、極めて不適切な記載である。本件変更通知は、異議申立人から「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」が対象文書から漏れているとの指摘を受けた後に行ったものであると認められるが、上記のような記載方法の下での本件変更通知は、対象文書を新たに特定することなく、不開示情報を追加するものであるから、仮に部分開示決定1の対象文書から漏れていたとしても、訂正の範囲を超えた内容の通知であり、部分開示決定1の内容を明らかに変更するものであって、異議申立人の権利利益を侵害するものである。したがって、部分開示決定1において「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を開示情報であると既に判断したものであるから、本件変更通知で単なる記載の誤りの訂正として不開示情報への変更は許されるべきものではない。
• イ　「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」の条例第10条第4号該当性について
  次に、異議申立ての趣旨が、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を開示すべきであるとのことであるため、併せて、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」の条例第10条第4号該当性についても検討する。
  当審査会で、実施機関に「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」が条例第10条第4号の不開示事由に該当する理由を求めたところ、実施機関は、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」は、平成15年5月22日から教育局関係課により素案の検討を開始し、平成16年3月24日付けで「県費外諸費に係る事務処理の手引き」として施行したものであって、平成15年7月23日当時においては、慎重に意思決定をしていた過程であり、開示することにより、率直な意見交換等に影響が出るものと判断した、と説明する。しかし、実施機関の説明は単に検討中であったというものに過ぎず、「公にすることにより、率直な意見交換若しくは意思決定の中立性を不当に損なわれる」等の具体的なおそれをなんら説明するものではない。
  当審査会で「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」及び平成16年3月24日付けで施行された「県費外諸費に係る事務処理の手引き」（「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」の検討が終了し、施行されたもの）を見分したところ、その内容は各学校における生徒の保護者が負担する経費の会計処理を定めた要綱であり、当然個人に関する情報や法人に関する情報といった不開示情報は含まれていない。また、「開示することにより率直な意見交換若しくは意思決定の中立性を不当に損なわれるおそれ」がある情報が記載されている事実は認められない。行政機関において会計処理の手続については、通常公にされるべき性質のものであり、施行された「県費外諸費に係る事務処理の手引き」について、実施機関は全部開示情報であるとしている。
  したがって、本件変更通知において実施機関が「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」を不開示情報とした決定の部分は、当該情報が条例第10条第4号に該当するとは認められないため、妥当ではなく、「県費外諸費に係る事務処理について（素案）」については開示すべきである。

(2)　部分開示決定2について

• ア　対象文書について
  対象文書は、平成15年9月9日付けの本件変更通知に係る起案文書であって、回議・合議書（起案用紙）、起案理由、通知案及び参考資料としての部分開示決定1の通知書の写しから成る文書である。当該起案文書の特定については、争いはない。
  異議申立人は、対象文書のうちの回議・合議書の合議欄に高校教育課の課長を除く職員が押印した付箋が貼られていたとして、この押印された付箋を除いて行った開示の実施は公文書の一部を廃棄した偽りの公文書で行ったものであり、埼玉県教育局等文書管理規則第3条（文書等の管理の原則）の「常にその処理の経過を明らかにしておき、適正に管理しなければならない」との規定に違反すると主張する。
• イ　部分開示決定2の違法性について
  異議申立人は、押印された付箋を除いた部分開示決定の適否を問題にするので、この点について検討する。
  まず、起案文書への押印についてであるが、回議については埼玉県教育局等文書管理規程第21条で「起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。」と規定し、また、合議については同規程第22条で「課において、起案の内容が他の部又は他の課の事務に直接関係がある場合は、当該起案文書を直接関係がある他の部長又は他の課長に合議しなければならない。」と規定するのみであって、各課所において決裁権者である課長より下位の職員が起案文書に押印するかどうかについては、特に規定は置かれていない。
  次に、付箋への押印であるが、実施機関の説明によると、従来、回議・合議書に相当数の職員が押印を行っており、責任の所在が不明確なところがあったことから、押印数を削減するため、平成15年6月1日に埼玉県教育局等文書管理規程が改正され、回議・合議書の押印欄が副課長級以上に削減され、起案文書の回覧過程で回覧した主幹級以下の職員は原則として押印することが無くなった、とのことである。ただし、事務処理の都合上、回覧の状況を確認したり、副課長級以上の職員が回議・合議を行う際に当該事務に関わりのある部下職員が当該起案文書を確認したかどうかということを知るため、必要に応じて付箋に主幹級以下の職員が押印するという処理方法を採っていた、とのことであり、この実施機関の説明は不合理ではない。
  すなわち、付箋上への職員の押印は、決裁権者である課長が決裁するにあたって、部下職員が確認を行ったことを示すため、決裁の便宜のためになされたものであると言える。もちろん、押印をした付箋は組織共用性があるため公文書に当たるものであるが、いわば課長の決裁のための一時的なものであり、課長の決裁が終われば不用となる一時的に作成された公文書である。
  したがって、当該付箋を起案文書と一体の公文書として取り扱ったのであれば全く別であるが、そのような事実は認められず、起案文書に貼られていた付箋を廃棄した行為に違法性はない。よって、押印をした付箋は当該起案文書と一体ではないため、付箋を付していない起案文書を特定した実施機関の部分開示決定に違法性はない。
  なお、異議申立人は条例第1条及び第2条に違反しているなども主張してはいるが、上記判断を左右するものではない。

以上のことから、「1審査会の結論」のとおり判断する。

（答申に関与した委員の氏名）
白鳥敏男、野村武司、渡辺咲子

審議の経過

年月日	内容
平成17年12月7日	諮問を受ける（諮問第114号）
平成18年3月24日	実施機関より開示決定等理由説明書を受理
平成18年5月8日	異議申立人より反論書を受理
平成18年7月11日	審議（第二部会第13回審査会）
平成18年8月1日	口頭意見陳述及び審議（第二部会第14回審査会）
平成18年9月7日	実施機関より意見聴取及び審議（第二部会第15回審査会）
平成18年10月10日	審議（第二部会第16回審査会）
平成18年11月10日	審議（第二部会第17回審査会）
平成18年12月19日	審議（第二部会第18回審査会）
平成19年1月11日	審議（第二部会第19回審査会）
平成19年1月26日	審議（第二部会第20回審査会）
平成19年2月21日	答申（答申第107号）