答申第137号 「県政情報センター情報公開コーナーの運用について内部的に定めたものすべて（ただし「情報公開コーナーの利用について」を除く。）」の不開示決定（平成20年12月24日）

答申第137号（諮問第164号）

答申

1　審査会の結論

埼玉県知事（以下「実施機関」という。）が平成20年6月20日付けで行った、「県政情報センター情報公開コーナーの運用について内部的に定めたものすべて（ただし「情報公開コーナーの利用について」を除く）。」について、これを保有していないとして不開示（不存在）とした決定は、妥当である。

2　異議申立て及び審議の経緯

（1） 異議申立人（以下「申立人」という。）は、平成20年6月6日付けで埼玉県情報公開条例（以下「条例」という。）第7条の規定に基づき、実施機関に対し、「県政情報センター情報公開コーナーの運用について内部的に定めたものすべて（ただし「情報公開コーナーの利用について」を除く）。」についての公文書の開示請求（以下「本件開示請求」という。）を行った。

（2）　これに対し実施機関は、平成20年6月20日付けで、「「情報公開コーナーの利用について」のほかに開示請求に係る公文書は作成しておらず保有していないため。」との理由で不開示決定（以下「本件処分」という。）を行い、申立人に通知した。

（3）　申立人は、平成20年6月24日付けで、実施機関に対し、本件処分の取り消しを求めて異議申立て（以下「本件異議申立て」という。）を行った。

（4）　当審査会は、本件異議申立てについて、平成20年7月15日付けで、実施機関から条例第22条の規定に基づく諮問を受けた。

（5）　当審査会は、実施機関から平成20年8月15日付けの「開示決定等理由説明書」の提出を受けた。

（6）　当審査会は、平成20年9月24日に実施機関の職員から意見聴取を行った。

（7）　当審査会は、平成20年10月24日に申立人の口頭意見陳述を行った。

3　申立人の主張の要旨

申立人が主張している内容は、概ね次のとおりである。

（1）　埼玉県の情報公開制度は、見直しが必要であり、その際の制度設計の基本的な論点は、情報公開審査会に建議機能を付与し、救済機関として情報公開監察委員制度を復活させ、情報公開運営審議会を新設する等が行われるべきである。

（2）　現在の情報公開コーナーは、建物の構造上プライバシーの配慮が欠けている。少なくとも、請求者にとっては自分がどういう請求をしているのか、他人に知られたくない場合もある。そこで、公文書の開示請求時や閲覧時に請求者のプライバシーが確保されるよう「情報公開コーナーの利用について」を見直し、情報公開コーナーを拡充することが望ましい。

（3）　本件情報は、作成する必要度が高いものと思料され、したがって不存在は到底考えられず、よって厳しく存否が検証されなければならない。
情報公開コーナーのうち「テーブル1」は、たとえ猫の額ほどの狭いスペース（幅164cm）とはいえ、700万人県民に対する唯一の情報公開（広義）総合窓口である。「テーブル1」（幅164cm、椅子2つ）はパソコン端末の閲覧場所であると同時に検索資料の閲覧場所でもある。非常勤職員（1名）に、事実上、窓口応接を専任させている現状は、直ちに見直しされ、責任体制を明確化すべきである。

4　実施機関の主張の要旨

実施機関が主張している内容は、概ね次のとおりである。

（1）本件開示請求の内容について

本件開示請求は、県政情報センターの情報公開コーナーの運用について内部的に定めたものすべてというものであり、ただし、「情報公開コーナーの利用について」という文書を除くこととされている。
本件開示請求にある「情報公開コーナー」は、県政情報センターの執務室内の一角にある、埼玉県情報公開条例に基づく公文書開示請求や埼玉県個人情報保護条例に基づく保有個人情報の開示請求等に係る相談、請求書の受付、開示の実施等に使用されている窓口である。
また、「情報公開コーナーの利用について」という文書は、平成19年10月に情報公開コーナーに個室を新設したことを機に、情報公開コーナーに県民が来所した場合に、公文書の開示に係る相談・請求などその来所した用件に応じて情報公開コーナー内のカウンターや個室にどう案内するかなど、情報公開コーナーの運用に関して県政情報センター内で申し合わせた内容を記載したものである。
なお、情報公開コーナーの運用に関して、異議申立人から、平成20年4月から本件開示請求までの間に、その考え方を明確にした文書はないのか、また、「情報公開コーナーの利用について」を情報提供した後は、できる限り明確に詳細に定めることができないのか、などの照会を受けている。これに対して、県政情報センターの職員から、「情報公開コーナーの利用について」という文書があること、情報公開コーナーは、一般の県民が事前の連絡なく来所する所であり、来所者の状況によって臨機応変な対応が求められ、あまり細かに取扱いを決めることはコーナーの性質上なじまず、この程度の内容にとどめる方がよい旨の回答をしている。

（2）本件処分の理由について

本件開示請求にある「県政情報センター情報公開コーナーの運用について内部的に定めたもの」としては、「情報公開コーナーの利用について」という文書が該当するところである。しかしながら、本件開示請求では、さらに、「ただし「情報公開コーナーの利用について」を除く」とされていることから、公文書不存在による不開示決定をしたものである。

（3）異議申立人の主張について

異議申立人は、本件処分の取消しを求め、異議申立ての理由として、「本件情報は、作成する必要度が高いものと思料され、したがって不存在は到底考えられず、よって厳しく存否が検証されなければならない。」等と主張している。これらの主張は、情報公開コーナーは県民にとっても重要な場所であるが、その運用に関する定めとして「情報公開コーナーの利用について」の内容では不足であり、当該文書のほかにも、より詳細に定めるものがあるはずだとの趣旨と思慮される。
これについては、上記（1）でも述べたとおり、情報公開コーナーの運用に関して、あまり細かな内容まで決めておくことは、当該コーナーの性質上なじまない。
また、情報公開コーナーは、公文書の開示請求等に係る相談、開示請求書の受付等に対応する窓口であり、基本的に、県職員が来所者を案内し、応対することが前提となっている。例えば、図書館など利用者がある程度自由に配架されている図書、各種資料等の閲覧などができるような場所であれば、利用者も意識したできる限り詳細な定めが必要な場合もあると考えるが、情報公開コーナーについては、職員において来所者を案内・誘導できるよう運用の基本的な考え方が整理されていればよいと考える。
したがって、「情報公開コーナーの利用について」以上に詳細な定めをする必要があるとは考えておらず、当該文書以外に情報公開コーナーの運用に関して定めたものはない。

（4）その他の異議申立人の主張について

異議申立人は、本件処分の取消のほかに、「二(予備的)本件処分を撤回せよ」、「三(義務付け)本件情報を作成せよ」及び「四(付帯)(1)情報公開監察委員制度を復活せよ、(2)情報公開審査会に建議権を付与せよ、(3)情報公開運営審議会を新設せよ」と求めている。
「二」については、上記のとおり本件処分は妥当であり、また、本件処分後これを撤回すべき事由が生じていると認められない。
「三」については、新たな文書の作成を求めるものであり、本件処分の処分内容とは関わりはない。なお、埼玉県情報公開条例上、開示請求があった場合において当該開示請求に係る公文書が存在しないとき、実施機関に当該公文書を作成しなければならないとする義務は求められていない。
「四」の(1)から(3)までについては、いずれも、本県の公文書開示制度に対する制度的な要求であり、本件処分の処分内容とは関わりはない。

5　審査会の判断

（1）本件処分について

本件開示請求は、「県政情報センター情報公開コーナーの運用について内部的に定めたものすべて（ただし「情報公開コーナーの利用について」を除く）。」の開示を求めるものであり、実施機関は、「「情報公開コーナーの利用について」のほかに開示請求に係る公文書は作成しておらず保有していないため。」との理由で本件処分を行っている。これに対し申立人は、情報公開コーナーの運用に係る文書の不存在は到底考えることができない等の理由から、実施機関に本件処分の取消しを求め、本件異議申立てを行っている。
このため、当審査会は本件開示請求に係る公文書の存否について以下検討する。

（2）本件開示請求に係る公文書の存否について

• ア　当審査会が情報公開コーナーを確認したところ、情報公開コーナーは、県政情報センターの執務室内の一角にテーブルや椅子などが設置され、来所者と応対する窓口となっている。実施機関の説明によれば、情報公開コーナーは、県政情報センターの執務室内の一角にあり、埼玉県情報公開条例に基づく公文書開示請求や埼玉県個人情報保護条例に基づく保有個人情報の開示請求等に係る相談、請求書の受付、開示の実施等に使用しているとのことである。
• イ　本件開示請求から除外されている「情報公開コーナーの利用について」の文書は、実施機関の説明によれば、情報公開コーナーの運用に関して県政情報センター内で申し合わせた内容を記載したものである。当審査会が当該文書を調べたところ、県民が情報公開コーナーに来所した際に、公文書の開示に係る請求等その来所した用件に応じて情報公開コーナー内のカウンターや個室にどのように案内するか等が記載されている。
• ウ　申立人は、情報公開コーナーは県民にとって重要な場所であり、その運用についての文書を作成する必要度は高く、「情報公開コーナーの利用について」の文書以外に内部的に定めたものが不存在ということは到底考えられないと主張する。
• エ　これに対し実施機関は、次のように説明する。情報公開コーナーの運用に関して、情報公開コーナーは、一般の県民が事前の連絡なく来所する所であり、その状況によって臨機応変な対応が求められ、あまり細かに取扱いを決めることはコーナーの性質上なじまない。情報公開コーナーは、公文書の開示請求等に係る相談、開示請求書の受付等に対応する窓口であり、基本的に、県職員が来所者を案内し、応対することが前提となっている。情報公開コーナーについては、職員において来所者を案内・誘導できるよう運用の基本的な考え方が整理されていればよいと考える。したがって、「情報公開コーナーの利用について」以上に詳細な定めをする必要があるとは考えておらず、当該文書以外に情報公開コーナーの運用に関して定めたものはない。
• オ　情報公開コーナーは、埼玉県情報公開条例及び埼玉県個人情報保護条例に係る相談、開示請求書の受付、開示の実施等に使用されている窓口である。情報公開コーナーで、それぞれの来所者の用件に応じて、スムーズな窓口対応を行うために、当然、基本的な窓口の対応を決めておく必要はあり、このため、実施機関は「情報公開コーナーの利用について」を作成したものである。問題は、さらに細かな取扱いについて定めておく必要があるかどうかであるが、実施機関の説明は、要するに、一般の県民が事前に連絡することなく直接情報公開コーナーに来所することが多く、来所者の用件も様々であり、一時的に窓口に来所者が集中してしまうこともあることから、来所状況に応じて、限られた情報公開コーナーのスペースを有効活用して、できるだけスムーズな窓口応対を行うためには、その時々の状況に応じて臨機応変に対処する必要があり、細かな取扱いまで決めてしまうと逆にスムーズな窓口対応ができなくなってしまう、ということである。このことからすれば、「情報公開コーナーの利用について」の文書に記載されている以上に詳細な定めをする必要がないとする実施機関の説明に不自然・不合理な点はない。

（3）結論

以上のとおり、当該文書以外に情報公開コーナーの運用に関して定めたものは作成していないとする実施機関の説明には不自然・不合理な点はなく、本件開示請求に係る公文書は保有していないとして不開示決定を行った実施機関の判断は、妥当である。

以上のことから、「1　審査会の結論」のとおり判断する。

（答申に関与した委員の氏名）
飯塚英明、野口貴公美、松村雅生

審議の経過

年月日	内容
平成20年7月15日	諮問を受ける（諮問第164号）
平成20年7月25日	審議（第一部会第35回審査会）
平成20年8月15日	実施機関から開示決定等理由説明書を受理
平成20年9月24日	実施機関から意見聴取及び審議（第一部会第36回審査会）
平成20年10月24日	申立人の口頭意見陳述及び審議（第一部会第37回審査会）
平成20年11月26日	審議（第一部会第38回審査会）
平成20年12月24日	答申（答申第137号）