答申第48号 「調整幹等の連絡会資料」の不開示決定（平成17年7月8日）

答申第48号（諮問第71号）

答申

1　審査会の結論

埼玉県知事（以下「実施機関」という。）が、平成15年10月20日付けで行った「調整幹等の連絡会資料（平成15年8月28日（木曜日））」（以下「本件文書」という。）についての不開示決定は、妥当である。

2　異議申立て及び審査の経緯

(1)　本件異議申立人（以下「申立人」という。）は、平成15年10月7日付けで、埼玉県情報公開条例（以下「条例」という。）第7条の規定に基づき、実施機関に対し、「2003年1月1日から10月7日の間に各部局が呼びかけた「調整幹会議」の開催の事実及びその内容を確認できるもの（例示ア設置根拠イメールウレジュメエ会議記録オ会議資料）」の開示請求（以下「本件請求」という。）を行った。

(2)　実施機関は、特定した本件開示請求に関する文書のうち本件文書については、平成15年10月20日付けで不開示決定（以下「本件処分」という。）を行い、申立人に通知した。

(3)　申立人は、平成15年11月7日付けの異議申立書により、実施機関に対し異議申立て（以下「本件異議申立て」という。）を行った。

(4)　当審査会は、本件審査請求について、実施機関から平成16年2月18日付けで条例第22条に基づき、諮問を受けた。

(5)　当審査会の本件に係る審査に際し、平成17年5月2日付けで実施機関から「開示決定等理由説明書」の提出を受けた。

(6)　当審査会は、平成17年5月30日に実施機関の職員から意見聴取を行った。

3　申立人の主張の要旨

申立人の主張は概ね次のとおりである。

(1)　本件処分には、理由付記義務懈怠の瑕疵があり、県行政手続条例第8条の規定に照らし、違法不当である。

(2)　上記(1)の理由により、本件処分は取り消されなければならない。

(3)　上記(2)の取消しを経た上で、改めて、文書「不存在」の具体的かつ明確な理由が十分かつ適切に付記された決定が行われるべきである。なお、申立人から反論書の提出はなく、また、口頭意見陳述の申立てもない。

4　実施機関の主張の要旨

本件異議申立に対する実施機関の主張は、おおむね次のとおりである。

(1)　平成15年10月7日に申立人から、平成15年1月1日から10月7日までの間に行われた調整幹等の連絡会に関する文書の開示請求があった。

(2)　当該期間中には、平成15年8月20日、8月28日及び9月5日に調整幹等の連絡会が開催されていた。

(3)　本件請求に対して、平成15年10月20日付けで、会議資料の存在する平成15年8月20日開催分及び同年9月5日開催分の会議資料については開示決定を行った。

(4)　会議資料が何も作成されていない8月28日開催分については、会議が開催された日にちを明記した上で、「当該公文書が存在しないため」との理由を付記し、他の2件の開示決定と同日付で不開示決定を通知した。

(5)　上記4(1)～(4)各項から、平成15年8月28日に開催された調整幹等の連絡会に係る公文書は元々作成されていないことが明らかであるため、「当該公文書が存在しないため」との理由を付記して不開示決定したものである。

(6)　調整幹等の連絡会は、県庁内の各部局間の連絡調整のため置かれた各部局の調整幹等を構成員として、必要の都度開催されるものであり、明文の設置根拠規定はない。このため、調整幹等の連絡会に特定の招集権者はなく、調整幹等の連絡会の開催を必要とする者が、口頭、電話等適宜の方式で開催を呼びかけている。

(7)　平成15年8月28日に開催された調整幹等の連絡会は、直前に開催された平成15年8月20日の調整幹等の連絡会で作成を依頼した調書（上記(3)の平成15年8月20日開催分の会議資料として申立人に開示済み。）について更に説明を加えるため、改革政策局が呼びかけて開催したものであり、開催通知、会議資料、復命書などの文書は作成していない。

(8)　本件文書については、平成15年8月20日開催分及び同年9月5日開催分の会議資料と同時に探索したものの、結局、平成15年8月28日に開催された調整幹等の連絡会は作成していない事実が判明したものである。この結果、上記4(3)のとおり平成15年8月20日開催分及び同年9月5日開催分の会議資料を開示した。

5　審査会の判断

(1)　本件文書について

実施機関の説明によれば、申立人の請求した期間に開催された「調整幹会議」は3回あり、このうち平成15年8月28日に開催された調整幹等の連絡会は、その開催経緯などから会議資料等の公文書を作成しなかったことを確認した、ということである。

この説明は、同じく実施機関の説明する、平成15年8月28日に開催された調整幹等の連絡会の直前である平成15年8月20日及び直後である平成15年9月5日開催の調整幹等の連絡会の開催状況からも矛盾はなく、また、これを覆す資料もない。
よって、本件文書は不存在である、と是認することができる。

(2)　条例第14条第2項該当性について

条例第14条第2項によれば、「実施機関は、開示請求に係る公文書の全部を開示しないとき（前条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る公文書を保有していないときを含む。）は、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。」とある。
上記5(1)によれば、本件文書は不存在であり、実施機関は本件公文書を保有していないのであるから、条例第14条第2項に該当するものとして、実施機関が本件文書について不開示決定したことは是認できる。

(3)　理由の提示について

本件処分で実施機関が「当該公文書が存在しないため」という理由の提示をしたことは、申請者において公文書不開示決定という拒否処分の理由を明確に認識できる程度に示すという点においていささか不備があることは認められる。

しかし、これをもって本件処分が無効となるほどの不備というべきものではない。

以上のことから、「1　審査会の結論」のとおり判断する。

6　付帯意見

本件理由の提示が違法とまでは言うことができないとしても、実施機関においては、少なくとも、単に「当該公文書が存在しないため」との理由だけでなく、文書が存在しない具体的な事情の説明が可能であったものと思われる。公文書不存在の場合の理由の提示としては、当該事件における文書の探索経緯とその結果、文書作成の有無や廃棄に関する調査結果等について、その概略を記載することなどが考えられ、これを理由として記載することができたと考えられる。

実施機関においては、理由の提示の制度が、実施機関の判断の慎重・合理性を担保してその恣意を抑制するとともに、処分の理由を相手方に知らせて不服の申立てに便宜を与える趣旨から設けられているものであることから、理由の提示は、開示しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する理由が、開示決定等の通知書面の記載自体から知り得るものでなければならないことを、強く銘記されたい。

（答申に関与した委員の氏名）
城口美恵子、田村泰俊、山口道昭

審議の経過

年月日	内容
平成16年2月18日	実施機関から諮問を受ける。（諮問第71号）
平成17年5月2日	実施機関から開示決定等理由説明書を受理
平成17年5月30日（第三部会第2回審査会）	実施機関から事情聴取及び審議
平成17年6月20日（第三部会第3回審査会）	審議
平成17年7月8日	答申（答申第48号）