トップページ > 県政情報・統計 > 情報公開 > 情報公開審査会 > 平成21年度情報公開審査会答申 > 答申第148号 「公文書ファイル管理表2008年(平成20年分)」の不開示決定(平成21年12月22日)
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掲載日:2024年4月2日
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答申第148号(諮問第186号)
答申
1 審査会の結論
埼玉県公安委員会(以下「実施機関」という。)が、平成21年4月9日付けで行った「公文書ファイル管理表2008年(平成20年)分」を保有していないとして不開示とした決定は、妥当である。
2 異議申立て及び審議の経緯
(1) 異議申立人(以下「申立人」という。)は、平成21年3月27日付けで埼玉県情報公開条例(以下「条例」という。)第7条の規定に基づき、実施機関に対し次の公文書の開示請求を行った。
(2) 実施機関は、平成21年4月9日付けで、申立人に対し次のとおり通知した。
(3) 申立人は、平成21年4月16日付けで、実施機関に対し、本件処分の取り消しを求めて、異議申立て(以下「本件異議申立て」という。)を行った。
(4) 当審査会は、本件異議申立てについて、平成21年6月5日付けで実施機関から条例第22条の規定に基づく諮問を受けた。
(5) 当審査会は、平成21年7月8日付けで実施機関から理由説明書(以下「説明書」という。)の提出を受けた。
(6) 当審査会は、平成21年7月10日付けで説明書を申立人に送付した。なお、申立人は、反論書の提出をしていない。
(7) 当審査会は、平成21年8月25日に実施機関の職員から意見聴取を行った。
3 申立人の主張の要旨
申立人が主張している内容は、おおむね次のとおりである。
(1) 同種の文書の開示請求の事案である埼玉県情報公開審査会答申第143号を引用して、「2006年(平成18年)公文書ファイル管理表」を現時点でも「利用に供されてい(る)ことが適切な状況であ(る)のか疑問を感じざるを得ない」
(2) もともとの「埼玉県公安委員会公文書開示等事務手続規程」(2001年・規程第12号)では、「総務課長は、当年分の公文書ファイル管理表を2部作成し、1部を翌年1月末までに文書課長に送付する」と定められていた。
4 実施機関の主張の要旨
実施機関が主張している内容は、おおむね次のとおりである。
(1) 公文書ファイル管理表について
「公文書ファイル管理表」は、条例第31条に規定されている公文書を検索するための資料として、「公文書を検索するための資料に関する告示」(平成13年埼玉県公安委員会告示第267号。以下「告示」という。)に基づき作成しており、埼玉県公安委員会公文書開示等事務手続規程(平成13年埼玉県公安委員会規程第12号。以下「事務手続規程」という。)第20条において、「公文書を検索するための資料は、公文書ファイル管理表とし、文書課長が総務課長と協議の上作成し、総務部文書課の窓口に備え付けるものとする。」と規定し、現在、「平成18年(2006年)公文書ファイル管理表」を埼玉県警察本部総務部文書課(以下「文書課」という。)の窓口に備え付けている。
(2) 不開示決定の理由について
本件異議申立てにかかわる対象文書である「公文書ファイル管理表2008年(平成20年)分」については、告示及び事務手続規程に基づき、埼玉県警察本部(以下「警察本部」という。)において作成、保有されることになっており、実施機関は作成も保有もしていないことから、条例第14条第2項に基づき不開示決定を行った。
(3) 申立人の主張について
5 審査会の判断
(1) 本件異議申立てについて
本件処分は、公文書ファイル管理表の平成20年(2008年)分の開示を、申立人が求めたことに対して、実施機関は、請求に係る公文書は作成しておらず保有していないとの理由により、不開示決定を行ったものである。それに対して、申立人は、平成18年(2006年)の公文書ファイル管理表が現時点でも利用に供されていることが適切な状態であるのか疑問を感じる等の理由により本件処分を取り消すことを求め、本件異議申立てを行ったものである。
このため、以下、本件処分に係る公文書ファイル管理表及び申立人の主張について検討する。
(2) 公文書ファイル管理表について
(3) 申立人の主張について
(4) 本件処分の妥当性
以上のことから、公文書ファイル管理表が、警察本部において作成及び保有されていることが分かり、さらに、警察本部において毎年作成されるものではなく、開示請求時点においては、平成18年(2006年)分の公文書ファイル管理表を新たに作成し直した事実も確認できないことから、実施機関が、公文書ファイル管理表2008(平成20)年分を作成、保有していないとして、不存在の決定を行ったことは、妥当であると認められる。
以上のことから、「1 審査会の結論」のとおり判断する。
(答申に関与した委員の氏名)
磯部 哲、加々美 光子、白鳥 敏男
審議の経過
年月日 |
内容 |
---|---|
平成21年6月5日 |
諮問を受ける(諮問第186号) |
平成21年7月8日 |
実施機関から理由説明書を受理 |
平成21年7月23日 |
審議(第二部会第46回審査会) |
平成21年8月25日 |
実施機関から説明及び審議(第二部会第47回審査会) |
平成21年10月22日 |
審議(第二部会第49回審査会) |
平成21年11月26日 |
審議(第二部会第50回審査会) |
平成21年12月22日 |
答申 |
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