企業概要

 

名称	リンク・パートナー協同組合
業種	その他サービス業
業務内容	外国人技能実習生共同受入事業
所在地	さいたま市浦和区
従業員数	15人（男性3人、女性12人）
URL	https://link-p.org/

感染症対策としてテレワーク導入を決めたきっかけ

感染拡大の状況から時差出勤等の対策では不十分であると判断し、感染リスクが高い公共交通機関利用者の安全を確保、不安を軽減するためテレワークを導入。出社している社員に感染者が出れば事務所全体の業務が停止してしまうため、出社人数をできるだけ減らし、感染リスクを減らす。万が一社員に感染者が出ても、各自自宅から作業ができるようにする。

具体的な取組内容

・機材の購入： カメラ、ヘッドセット、スピーカーを購入し、在宅勤務の者と出社している者で、Web会議を出来るようにした。
・通話環境の整備： 事務所にかかっていた電話をスマートフォンで取ることや、スマートフォン間での転送を可能にし、事務所勤務と変わらない通話環境を整えた。
・セキュリティ対策： テレワークにおけるパソコン使用のルールを作成し社員に通知。セキュリティ面に関し注意・対策するよう促す。ウイルス対策ソフトの導入、電子メール添付書類への自動パスワード設定等を行う。
・就業規則の見直し： 現在の子育て・介護を利用とした在宅勤務規定を、すべての社員に適用できるように内容を見直した。
・業務内容： 公共交通機関を利用する者を中心に、毎日交代で6～9名が在宅勤務をした。毎朝社内Webミーティングを行い、社員間での業務内容の共有。自宅で貸与パソコンによる書類の作成、顧客とのやり取り。顧客企業に出向いて行っていた業務を、可能な限りオンラインで行うようにした。

取組の効果

・感染に対する社員の不安の軽減。感染者を出さなかった。
・機材を購入したことにより、事務所に出社している者と在宅勤務者が画面を通し対面で会話ができ、電話やメールでの連絡よりも内容が伝わりやすかった。
・事務所にかかってきた電話が各社員のスマートフォンに転送できたため、事務所に不在でかけ直さなければいけないということがなかった。
・セキュリティ面に関して一層の強化、社員の意識を高めることができた。
・在宅勤務でも取組可能な業務が多数あることを確認できた。
・感染症が収束した後でもテレワークを続けたり、必要な時に直ちにテレワーク業務ができる環境ができた。

テレワーク利用者の声（経理担当社員 ）

実施した業務

自宅パソコンから社内ネットワークにログインして業務を行いました。
・入出金管理、売上入力、伝票作成、請求書の発行、勤怠管理等。
・テレワークをしやすくするするためのデータの移行作業。
・Zoomを利用して社内ミーティングに参加。

感想

大抵の業務は問題なく行えました。事務所に紙で保存している資料が必要な時は、出社している社員に確認しなければならなかったので、書類の電子化が必要だと感じました。Zoomを使ってのミーティングができたので社員とのコミュニケーションについては問題ありませんでしたが、ちょっとしたことを確認したいときには手間がかかり不便でした。通勤時間がなくなり、勤務中も家にいるため家族と過ごす時間が増えたのは良かったと思います。ただ子供のいる家庭の休校中、長期休み中や、本人以外にも在宅勤務の家族がいる場合の環境整備が必要だと感じました。

経営者・管理職からのメッセージ

リンク・パートナー協同組合 管理部部長 佐野 佳子 様

今回の取り組みによって、テレワークの効果も課題も見えてきました。テレワークのデメリットにとらわれずに、テレワークできる業務を探して取り組み、またできない業務や課題となっている点も、何をどのように改善すれば働きやすくなるのかを考え、より良い労働環境づくりに取り組んでいきます。商圏の拡大、遠方の優秀な人材の確保、育児や介護と仕事の両立等、テレワークを取り入れることにより可能になる事も多くあります。感染症流行時だけでなく、災害発生時にも、テレワークの仕組みができていれば業務が可能になります。業績拡大、事業継続のためにもテレワークの継続、拡大は必須であると考えます。