企業概要

 

名称	税理士法人アライアンス
業種	学術研究、専門・技術サービス業
業務内容	税理士事務所
所在地	さいたま市浦和区
従業員数	8人（男性4人、女性4人）
URL	https://alliance-tax.info/

 

感染症対策としてテレワーク導入を決めたきっかけ  

4月7日に緊急事態宣言が発令され、政府から外出自粛が強く要請されたため。

当初は様子見の状況だったが、同業他社で、緊急事態宣言後速やかにテレワークを実践している事務所があることがわかり、また、日本税理士会からも「在宅勤務に関するFAQ」が公表され、出勤の自粛要請が出されたために、早々のテレワーク導入を決意。

具体的な取組内容

リッチクライアント型PCによるリモートデスクトップ方式により、実務を実施

サイボウズOffice（クラウド版グループウェア‎）を導入し、情報共有手段の電子化を推進

テレワーク実施者との円滑なコミュニケーションを実施するため、Chatwork（ビジネスチャット）を導入し、チャットとWeb会議を実施

DropBox（オンラインストレージサービス）を導入し、各種業務管理シートを所内のファイルサーバーからオンラインストレージサービスへ移行

紙媒体の電子化を進めるため、従前は、資料保存目的だけで利用していたDocuWorks（文書管理ソフト）を、所員間でやり取りする業務文章でも利用

取組の効果

テレワーク実践前よりも所員間の情報の共有化が進んだ。
チャットも所内勤務者間のコミュニケーションツールとしても定着し、より円滑なコミュニケーションが実現した。また、オンラインストレージサービスへの移行により、所内外でも各種業務管理シートの確認及び更新が可能となったことにより、結果テレワーク実践前よりも管理の質的向上が進んだ。

テレワーク利用者の声（税務会計スタッフAさん）

 

 実施した業務

ChatworkのWeb会議機能を使って、会社朝礼に参加

リモートディスクトップ方式により、顧客資料を会計ソフトへ入力

所内勤務者とChatworkのWeb会議機能を使って打ち合わせ

顧客から会社へ掛かってきた電話問合せに、折り返し電話をして対応

承諾を頂いている顧客へ訪問し、打ち合わせ

次回訪問予定の顧客資料を、所内サーバにある顧客情報（DocuWorks）から収集して作成

DropBoxで共有されている管理シートを、業務の進捗状況に応じて更新

今日一日の業務内容を電子日報で作成し報告、テレワーク実施の感想をサイボウズOfficeの報告書に掲示して業務終了

感想

回数を重ねるごとに、自分なりに工夫し、より効率的に業務を行えるようになっています。

支給されたモニターが所内と同じ23.8インチなので、ストレスなく業務を行うことができています。

クラウド型CTI（以前から導入）により、自宅にいても会社にかかってきた電話が分かり、折り返しの電話もスムーズにできてよかったです。
※CTIとはComputer Telephony Integration。コンピューターと電話機、ファックスなどの電話系装置を統合し、情報機能を効率化するシステム。

コロナ禍の状況のせいか、顧客から会社に電話がかかり、テレワークの旨をお伝えしても、非常に理解を頂けたので、業務に取り組みやすかったです。

Web会議機能を使って朝礼に参加、所内勤務者とも打ち合わせが出来たので、自分だけがテレワークの日でも不安なく、業務に取り組むことができました。

業務に集中することでできる反面、定時を過ぎても業務を行い続けてしまう傾向がありました。

経営者・管理職からのメッセージ

税理士法人アライアンス 代表社員 森本 進 様

当社のテレワークへの取組は、Tさん、Aさん、私含め計3名がチャットワークで「テレワーク推進プロジェクト」のグループチャットを作ったとことから始まりました。緊急事態宣言が発令された時には、全くテレワークへの準備がない状況でした。その状況から、1か月間足らずの間に、種々のツール、機器を導入し、それを所員皆に周知し、なんとかテレワークが運用できるところまできました。

それも、「テレワーク推進プロジェクト」のグループチャットで、現状及び課題をメンバーで共有し、テレワークの試行をメンバー自ら率先して行ってきたからだと思います。

アドバイザーからも、当社のテレワークの進捗状況について評価を頂くことができました。今後も、現状に満足することなく、テレワーク実施の最終目標、「テレワーク可能な業務システムの確立による生産性の向上」に向け、「テレワーク推進プロジェクト」が中心となり、所員皆で課題を一つずつ乗り越えていきたいと思います。